İngilizce E-mail Yazmanın 7 Temel Kuralı

İngilizce E-mail Yazmanın 7 Temel Kuralı

İngilizce E-mail Yazmanın 7 Temel Kuralı

Günümüz iş dünyasında iletişimin büyük bir kısmı e-mail aracılığıyla yapılıyor. Doğru kullanılması halinde, e-mail ile iletişim iş hayatında verimlilik sağlar ve taraflar arasındaki görüşmeleri yazılı olarak kayda geçirir. Ancak eğer temel bazı doğruları uygulamazsanız, e-mail ile iletişimde karşı taraf üzerinde olumsuz bir etki bırakabilir ve yanlış anlaşılmalara sebebiyet verebilirsiniz.

Uluslararası şirketlerde ve ekiplerde iletişimin ortak dili İngilizce olduğundan, sıklıkla İngilizce yazılı iletişime başvurmak gerekmektedir. Bu yazıda, İngilizce e-mail yazarken dikkat etmeniz gereken 7 temel kuralı sizinle paylaşıyoruz.

  1. Nazik Bir Başlangıç ve Kapanış Şarttır.

Günümüzde zamanın kısıtlı olmasından ötürü, hiçbir giriş olmadan direk konuya giren, hatta kime yazıldığı bile belli olmayan e-mailler ile karşılaşıyoruz. Ne kadar yoğun olursanız olun e-mailin başında “Good morning” veya “Hello” kelimesini yazmaya, sonunda da “Thank you” veya “Best regards” ile kapatmaya yetecek 10 saniyeniz olduğunu düşünüyoruz. Mailiniz ne kadar kısa olursa olsun, yazdığınız kişiyi ne kadar yakından tanırsanız tanıyın nazik bir giriş ve sonlandırma her zaman profesyonel ve olumlu bir etki bırakır. 350.000 email üzerinde yapılan araştırmaya göre İngilizce e-maillerde en sık kullanılan 5 kapanış cümlesi sırasıyla şu şekildedir: “Thanks”, “Regards”, “Cheers”, “Best Regards” ve “Thanks in advance”. Aynı araştırmaya göre cevaplanma oranı en yüksek mailler ise sırayla bu ifadeler ile sonlandırılmış olanlar: “Thanks in advance” (%65.7), “Thanks” (%63) ve “Thank you” (%57.9). Buna karşın, sonunda teşekkür ifadesi olmayan maillerin cevaplanma oranı ise %46’da kalmış.

  1. İmla Kurallarına Dikkat Edin.

“Their” kelimesini “there” diye yazmayın. “Then” kelimesi ile “than” arasında da büyük fark vardır. Microsoft programlarındaki imla düzeltmelerine güvenmeyin. Eğer tam olarak emin olmadığınız kelimeleri kullanacaksanız kısacık bir Google araştırması ile doğruya ulaşabilirsiniz. Bu tür basit hataları yapan iş insanlarından olmayın.

  1. Smiley Kullanmayın.

Gülen veya ağlayan suratların, kalplerin veya benzeri işaretlerin iş yazışmalarında yeri yoktur. Aynı şekilde “LOL” gibi kısaltmalar da e-mail yazışmalarında kullanılmamalıdır.

  1. Doğru Dilbilgisi Kullanın.

İngilizce e-mail yazışmalarında sıklıkla kullanılan belli başlı kalıpları öğrenirseniz işinizi kolaylaştırırsınız. Örneğin e-mailinize “I am writing in relation to…” veya “Further to our discussion on May 8,…” gibi kalıplar her e-mailde kullanacağınız türdendir. Her yazdığınız e-maili ciddiye alın; bir rapor veya memorandum olduklarını farz edin. İngilizcenizi ispatlamak için satırlarca uzun cümleler (run-on sentences) kullanırken çok basit hatalara düşmeyin. Fiil çekimlerine ve özne ile fiilin uyumuna özellikle önem verin. Türkçe düşünüp İngilizce yazmayın. Emin olmadığınız durumlarda internette yazdığınız cümleyi kopyalayıp araştırın. En önemlisi, ekibinizde biri İngilizce bir cümle kullandı diye onu doğru saymayın; kendi çalışmanızı yapın. Çoğu zaman bir kişinin kullandığı hatalı ifadelerin aynen kopyalanarak çoğaldığını ve yanlış bir bilgi oluşturduğunu görüyoruz (Bkz. “contact ”).

  1. Bağırmayın!

Ünlemler doğru kullanıldıklarında heyecanı veya şaşkınlığı ifade edebilir. Örneğin: “Good luck!”, “Great job!” veya “Congratulations!” Ancak bu tür durumlar dışında ünlem işaretini kullanmayın. Kural olarak, ünlem işareti bağırmakla eş anlamlıdır. Bağırmanın diğer bir göstergesi de büyük harfle yazmaktır. E-maili gönderdiğiniz kişiye bağırmak istemiyorsanız, bu iki hatadan kaçının.

  1. Yalnızca Kişiyi İlgilendiren, Gerekli E-mailleri Gönderin.

Size gelen zincir e-mailleri, hikayeleri, rengarenk yazılmış şiirleri, şirin bebek veya hayvan fotoğraflarını ve işinizle alakalı olmayan her türlü e-maili iş arkadaşlarınıza iş hesabınızdan iletmeyin. En önemlisi, 50 kişinin “carbon copy” sütununda bulunduğu e-mail zincirlerinde gerekmedikçe “reply all” butonuna basmayın. Gönderdiğiniz kişilerin konuyla doğrudan alakalı olduğundan emin olun. Eğer sürekli e-mail atar veya iş ile akalası olmayan e-mailler gönderirseniz, gerçekten önemli bir e-mail attığınızda gözden kaçma ihtimalini arttırırsınız.

  1. Basit Tutun.

E-mail için KISS Kuralı: Keep it Short and Simple. (Aslında “Keep it simple, stupid” olarak bilinir.) Yazılı İngilizce iletişim bir araçtır. İş yazışmaları, İngilizce edebiyat yapmanın ya da ne kadar uzun cümleler kurabildiğinizi göstermenin yeri değildir. Anadiliniz İngilizce olsa dahi, amaç eğer mesajın doğru iletilmesi ve işin en hızlı ve verimli şekilde tamamlanması ise, uluslararası ekiplerde herkesin anadilinin İngilizce olmadığı dikkate alınmalı ve basit bir dil kullanılmalıdır. Orta seviyede İngilizce bilen bir okuyan bu e-mail ile ilgili olarak ne yapacağını hızlıca anlayabilmelidir.

  • Uzun ve Anlaşılmayan Cümle: “It would be appreciated if this example questionnaire could be forwarded to the customer service team in order for it to serve as a model for the customer services questionnaire that they are in the process of developing.”
  • KISS Kuralı ile: “Please send it to the Customer Service team so they can use it as a model for the form they are developing.”

Açık ve net!

İş hayatında en az giyiminiz, el sıkışınız ve gülümsemeniz kadar yazdığınız e-maillerle de hakkınızda bir intiba oluşturmaktasınız. Gerek Türkçe, gerek İngilizce e-maillerinizde yukarıda belirtilen kuralları uygulayarak, iletişim gücünüzü doğru kullanır, iş hayatındaki saygın ve profesyonel kişiliğinizi yazılı iletişiminize de yansıtmış olursunuz.

*Bir sonraki EMAIL WRITING WORKSHOP hakkında bilgi almak için tıklayınız.

*Executive English Coaching’in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.

 

No Comments

Post A Comment